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Tres maneras de pensar sobre el mantenimiento

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El mantenimiento consiste en la realización de una serie de actividades, como reparaciones y actualizaciones, que permiten que el paso del tiempo no afecte al rendimiento de un bien de capital, propiedad de la empresa.

No obstante, es frecuente que la gente piense en el mantenimiento como un proceso de encontrar y arreglar cosas rotas, es decir, conciben el mantenimiento como una búsqueda rutinizada de problemas. Un sistema que facilita muchas correcciones pequeñas que son más fáciles y baratas, en lugar de una corrección o arreglo de una envergadura mayor que resulta mucho más caro y que encima implica un tiempo mayor de inactividad.

Uno de los ejemplos más prácticos que nos ayuda a entender este concepto es el caso de los automóviles, donde se realizan diferentes Tareas de Mantenimiento programadas alrededor del kilometraje que hemos realizado con el vehículo, realizando cambios de aceite, el reemplazo de los filtros de aire así como de diferentes repuestos y piezas que son vitales para la operación, de lo contrario pueden ocurrir fallas que se derivarán en daños que tienen un Costo de Reparación muy alto.

Pero no sólo debemos considerar la realización de tareas de mantenimiento como la sustitución o cambio de una pieza en particular, sino que también debemos realizar comprobaciones y mediciones periódicas de los diferentes niveles que recomiende o sugiera el fabricante, siendo el caso más conocido del aceite lubricante, al que debemos añadir si hay escasez, mediante el uso de la barra de medición.

Generalmente no es un concepto muy atractivo y es frecuente que se intente minimizar su costo pues sus beneficios no son tan aparentes. Solamente cuándo hay una “desgracia” y se estropea algo que no tiene solución, nos acordamos de ello y pensamos “¿y si hubiéramos invertido más en mantenimiento preventivo?”.

Sin dudas, existen otras formas de concebir el mantenimiento. Vamos a ver tres de ellas: 

1. La primera forma va más allá de simplemente arreglar lo que se encuentra roto o a punto de romperse. La refactorización del código o la reestructuración del archivo de documentos de la empresa son ejemplos comunes. 

Si este funciona, realmente no existen cambios sobre el servicio y el cliente no percibe una mejora. Todo funciona igual. Internamente, sin embargo, las cosas funcionan más limpias, más frías, más eficientes y están mejor documentadas. Esto ayuda mucho si más adelante se quiere replicar el sistema en otro rubro o área de la empresa.

2. Pensar en el mantenimiento como una actividad que desencadena formas inesperadas de mirar de cerca un sistema complejo. Este tipo de mantenimiento es un ejercicio de conocimiento general del sistema y a menudo se considera una buena inversión. 

Por ejemplo, una práctica diaria de yoga es una forma de mantenimiento, al igual que una reunión semanal de equipos, o una reunión trimestral de la junta directiva para una startup. Hacer lo mismo en un intervalo regular brinda oportunidades para reconocer cuándo el sistema está comenzando a romperse de manera que la simple búsqueda de problemas no detectaría.

3. La tercera forma de concebir el mantenimiento es diseñar todo el sistema de manera que centre su atención en las condiciones operativas y ambientales que pueden sufrir cambios, para así tener la capacidad de arreglar el sistema de manera ágil y contínua, permitiendo su mejora y optimización.

Por ejemplo, un equipo que trabaja en el lanzamiento de un producto de riesgo muy alto debe presentar un trabajo aproximado en progreso para obtener comentarios de bajo riesgo de todas las partes del equipo involucradas, antes del día del lanzamiento. Si no lo hace, no podrá ver información nueva y hacer los micro ajustes necesarios para que el lanzamiento sea exitoso. 

Aprendizaje:

El mantenimiento idílico debe comprender los pequeños cambios producidos en las condiciones de operación esperadas al ajustar rápidamente su comportamiento de manera observable. Estos microajustes no hacen que el sistema falle, al contrario, revelan cómo ha cambiado el entorno operativo. A sabiendas de esto, uno puede reestructurar y rediseñar fácilmente el sistema para acomodar y utilizar esta nueva información.

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